Como reduzir os custos do setor de TI?

 em Gestão de TI, Serviços Gerenciados de TI

Reduzir os custos da empresa é uma das tarefas mais difíceis enfrentada por seus gestores. Afinal, é necessário que ocorram cortes no orçamento de cada área, sem comprometer a eficiência operacional delas, nem inibir seu papel no crescimento do negócio.

Quase sempre as primeiras contenções de gastos, ocorrem nos centros de despesas da empresa. Neste caso, aqueles gastos que não estão diretamente relacionados a forma como o negócio gera lucro, são cortados. Já as áreas de custos, ligadas a produção ou prestação de serviços da empresa para seus clientes, sofre uma racionalização de recursos.

Na maioria das empresas o setor de TI é considerado como um centro de despesas, mas será que qualquer tipo de redução de custos é viável nessa área? Quais são os impactos de reduzir o orçamento dessa área, sem se preocupar minimamente com sua eficiência?

Para responder a essas questões, você precisa entender bem o modelo de TI adotado por sua empresa e dimensionar o impacto que ele gera para as suas operações. Quer saber como fazer essa análise? Então continue lendo e confira!

O setor de TI usa que tipo modelo operacional?

Existem dois Primeiramente: você ainda não sabe o que são os serviços gerenciados de TI?

Aqui vai uma breve explicação comparativa entre serviços gerenciados e o suporte de TI tradicional:

· Serviços gerenciados:

Também conhecido como SGTI, os serviços gerenciados de TI são um conjunto de melhores práticas de TI adotadas para melhorar TODA a rotina do usuário de forma contínua e dinâmica.

Seu objetivo é gerar maior eficiência operacional e propor melhorias contínuas por meio do alinhamento entre processos, pessoas, ferramentas e gestão da TI.

O foco do SGTI é a prevenção de problemas na infraestrutura da empresa, correção de possíveis vulnerabilidades no uso ou adoção de sistemas e vários outros fatores que contribuirão para um funcionamento previsível e praticamente a prova de falhas de sua TI.

Ou seja, contratar uma empresa especializada em serviços gerenciados de TI ou adotar este modelo com os colaboradores desse setor, cria uma cultura de melhoria contínua da TI, tanto para os funcionários que dão suporte, quanto para os usuários de sistemas e dispositivos que precisam desse suporte.

· TI tradicional:

Já a TI tradicional é caracterizada pela prática do: “chama o cara da TI!”.

Esse modelo responde aos problemas quando eles acontecem e somente se acontecerem. Não visa apoiar o negócio da empresa, nem melhorar sua eficiência operacional. Resolve as falhas ou ocorrência comuns ao dia a dia sem se preocupar em prevenir as causas daqueles problemas, sem “cortar o mal pela raiz”.

Esse modelo operacional se adapta ao orçamento, não por encontrar otimizar a forma como a verba é empregada, rever seus processos ou capacitar seus profissionais para serem proativos, mas por “dar um jeitinho” no problema.

Isso, invariavelmente, gera CUSTOS adicionais para a área por conta de imprevistos, como é o caso de empresas que são multadas por usarem softwares piratas.

Sua empresa está perdendo dinheiro com o atual modelo usado pelo setor de TI?

Existe um conjunto de fatores que ocorrem com uma falha sistêmica. Um efeito dominó para ser mais exato!

Vamos montar um cenário hipotético para que você tenha uma exemplificação mais clara desse efeito:

  • Uma empresa de pequeno porte: uma agência de marketing digital com 20 funcionários.
  • O problema: a conexão com a internet está indisponível e a agência inteira ficou sem acesso a aplicativos em nuvem, e-mails e outras ferramentas que dependem dela para funcionar.
  • O resultado: 4 horas para o provedor de internet reestabelecer a conexão.
  • O prejuízo: 20 funcionários x 4 horas sem trabalho = 80 horas de trabalho perdidas, das quais a agência terá que pagar aos funcionários da mesma forma!

Esse é só um exemplo de um problema MUITO SIMPLES em uma empresa de pequeno porte, mas que um setor de TI reativo não conseguiria prevenir e resolver de maneira definitiva.

Você, como gestor, pode até pensar que, de fato, os problemas relacionados à operadora de internet da empresa não estão na lista de problemas que a TI deve resolver. Mas veja abaixo como essa ineficiência poderia ser evitada e como o é da responsabilidade do TI evitá-la.

Como os serviços gerenciados poderiam reduzir os custos da empresa?

Se a agência de marketing de nosso caso, tivesse um suporte de TI que adotasse os serviços gerenciados como padrão, o resultado teria sido muito diferente e o prejuízo não ocorreria!

Quer dizer então que a TI deveria resolver de conexão do provedor de internet? Definitivamente, não! Seu objetivo seria o de PREVENIR esse tipo de falha, antes mesmo dela acontecer!

A solução preventiva para a indisponibilidade da internet nesse cenário, seria a contratação e configuração de um link de redundância. Assim todas as vezes que o link principal falhar, o outro provedor de internet garantiria a disponibilidade da conexão.

Em nosso caso, um pequeno aumento previsível dos custos do setor de TI, com a contratação de um link secundário, evitaria um prejuízo com as horas de trabalho dos colaboradores. Se o problema for frequente, imagine a quantidade de gastos imprevistos que a não adoção dessa pratica gerará para a empresa.

Ou seja, hipoteticamente o aumento de custos com TI gerou uma redução de gastos para toda a empresa!

Essa é só uma pequena ilustração da GRANDE diferença entre uma TI reativa e uma TI proativa, que vai encontrar dentro da sua empresa as possibilidades de falha ou de otimizações para que, de fato, haja uma redução de custos, não apenas da TI, mas para a empresa toda!

Quer entender mais a fundo as diferenças entre uma TI reativa e uma TI proativa? Baixe o nosso infográfico com 9 diferenças entre o outsourcing de TI VS serviços gerenciados de TI!

Até o próximo post!

 

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