Eu sempre tive a impressão de que todo mundo explora o básico do Microsoft 365: e-mails, Word, Excel e talvez o Teams com reuniões rápidas. Mas, nas minhas consultorias em TI aqui na Suporti, percebo uma realidade diferente: a maioria das empresas sequer arranha a superfície do que a plataforma realmente traz. Os recursos menos falados são os que acabam, sem exageros, mudando a rotina – às vezes com um simples clique que passa despercebido.

Hoje quero te mostrar sete funções pouco conhecidas do Microsoft 365, que podem transformar a forma como sua empresa lida com tecnologia. E, sinceramente, se o seu negócio quer sair daquela eterna corrida para “apagar incêndios” e ter uma TI estratégica, já vai perceber como faz diferença conhecer essas pequenas joias escondidas.

7 recursos pouco conhecidos do Microsoft 365

1. Listas inteligentes com o Microsoft Lists

Na minha experiência, pouca gente fala sobre o Microsoft Lists. Ele parece simples, mas pode virar o cérebro organizador da sua empresa. Com ele, você cria listas inteligentes para projetos, estoque, tarefas e controle de clientes, tudo visualmente agradável – e com automações básicas sem depender de programador. As listas são compartilháveis, colaborativas e integradas ao Teams.

Ferramentas simples resolvem problemas complexos.

• Modelos prontos para começar em segundos
• Notificações personalizadas para cada integrante
• Vários tipos de visualizações: calendário, galeria e tradicional

E o melhor: eu já vi pequenas empresas desbloqueando novos resultados só organizando informações que antes se perdiam em planilhas confusas.

2. Power Automate: automações além do básico

Há um certo preconceito com a palavra “automação”. Acham que é complexo ou caro. Ainda hoje me surpreendo quando mostro, em reuniões com clientes da Suporti, como o Power Automate está incluso na suíte do 365 e permite criar fluxos de aprovação, agendas compartilhadas, integrações entre e-mails e sistemas diversos, tudo apenas montando “encaixes”.

Automatizar processos comuns pode reduzir erros e liberar tempo para atividades mais relevantes.

• Receber alerta quando contratos vencem
• Mover arquivos automaticamente para pastas específicas
• Criar tarefas em outros aplicativos com base em e-mails recebidos

3. Microsoft Bookings para agendamento online

Quantas vezes ouvi de clientes: “Minha agenda vive bagunçada!” O Microsoft Bookings resolve isso de forma surpreendentemente fácil para pequenas empresas. Seu cliente agenda um horário online, você recebe avisos automáticos, e ainda consegue personalizar horários, tipos de serviço e disponibilidade, tudo integrado ao Outlook e ao Teams.

Centralizar o agendamento reduz conflitos e elimina falhas de comunicação na rotina comercial.

4. Forms: pesquisas rápidas, resultados prontos

Já precisei, diversas vezes, de um feedback rápido do time ou dos clientes. Descobri que o Microsoft Forms era subestimado – serve para pesquisas, avaliações, inscrições de eventos e testes internos. Em dois minutos, crio um formulário, compartilho e recebo gráficos prontos, integrando ao Excel quando preciso aprofundar a análise.

• Personalização visual e lógica de perguntas
• Coleta de respostas anônimas ou identificadas
• Exportação de dados fácil para outras ferramentas

5. Compartilhamento seguro com links temporários no OneDrive

Compartilhar arquivos pela nuvem já é algo comum, mas poucos usam o recurso de criar links temporários no OneDrive, controlando até quando e para quem o arquivo fica disponível. Isso aumenta a segurança no envio de propostas ou documentos internos.

Nem tudo precisa ser eterno. Compartilhe seguro e pontual.

Já vi situações em que isso evitou vazamento de documentos sensíveis. E é fácil de usar: ao enviar, defina data de expiração, senha e condições de acesso.

6. Editor colaborativo em tempo real no PowerPoint e Word

Pouca gente percebe a força do editor colaborativo em tempo real do Word e PowerPoint. Antigamente, criar um material a várias mãos era quase impossível sem desencontros de versão. Agora, todos editam ao mesmo tempo, veem alterações ao vivo, comentam e resolvem ajustes ali mesmo.

Trabalhos coletivos fluem melhor quando todos enxergam as mudanças em tempo real, sem travas nem dúvidas.

Se você precisa aprovar um orçamento, uma ideia ou até uma apresentação, esta função resolve rápido – e sem aquele caos de e-mails com arquivos em anexo.

7. Organização e produtividade com o OneNote

Poucas equipes sabem que o OneNote, uma poderosa ferramenta de anotações, pode ser um aliado valioso na organização do dia a dia. Ele permite que você crie cadernos digitais, seções e páginas, facilitando o armazenamento e a recuperação de informações essenciais. Com o OneNote, você pode capturar ideias, organizar reuniões, compartilhar notas com a equipe e integrar tudo isso de maneira fluida.

• Criação de cadernos digitais personalizados
• Anotações colaborativas em tempo real
• Integração com outras ferramentas do Microsoft 365

Com essa ferramenta, já ajudei várias equipes a se organizarem melhor e a terem acesso rápido às informações que precisam, o que resultou em um aumento significativo na produtividade e na eficiência no trabalho.

Por que empresas ignoram esses recursos?

Confesso: às vezes, a própria sobrecarga no dia a dia faz com que gestores deixem de experimentar novidades. Fica aquela ideia de que “funciona assim, pra quê mexer?”. No entanto, tecnologia não precisa ser trabalhosa.

O caminho que a Suporti segue é bem esse: olhar para o que já está ao seu alcance, transformar o uso do Microsoft 365 no cotidiano e, claro, garantir que a TI realmente impulsione o negócio. De experiências rápidas e positivas surgem as bases para crescimento consistente.

Como começar a usar (de verdade) esses recursos?

Minha dica, baseada no que vivo todos os dias na Suporti, é começar com um recurso por vez. Converse com a equipe para mapear pequenas dores e escolha a ferramenta que resolve aquele ponto específico. Registre a mudança, observe os impactos e, só então, parta para o próximo.

• Monte uma lista de prioridades de acordo com a rotina da empresa
• Experimente, sem medo, os modelos prontos do próprio Microsoft 365
• Se possível, tenha acompanhamento de parceiros preparados, pois o ganho é mais rápido e seguro

Testar um novo recurso pode ser o primeiro passo para virar o jogo.

Conclusão

Minha experiência à frente da Suporti mostra que os recursos menos explorados do Microsoft 365 podem mudar, de modo bem concreto, o dia a dia das empresas. Às vezes, é só uma questão de experimentar, entender o potencial e transformar pequenos hábitos. Se a sua área de TI quer parar de “apagar incêndio” e fortalecer a base digital, vale conversar com quem entende do assunto e já fez isso em dezenas de empresas.

Que tal agendar uma reunião conosco? Na Suporti, o objetivo é mostrar que tecnologia pode (e deve) ser personalizada e estratégica para o seu negócio crescer com segurança e inovação.

Perguntas frequentes sobre recursos do Microsoft 365

Recursos pouco conhecidos e poderosos do Microsoft 365

Entre os recursos menos explorados que discutimos ao longo deste artigo, destacam-se o Microsoft Lists, que organiza informações de maneira eficiente; o Power Automate, que facilita automações de processos; o Microsoft Bookings, que otimiza o agendamento de compromissos; o Microsoft Forms, ideal para coletas de feedback; os links temporários no OneDrive, que garantem segurança no compartilhamento de arquivos; a edição colaborativa em tempo real em Word e PowerPoint, que melhora a produtividade em equipe; e o OneNote, que serve como um ótimo organizador de informações. Muitas empresas desconhecem que já possuem acesso a essas soluções sem custos adicionais, perdendo a oportunidade de potencializar sua operação.

Como posso começar a usar esses recursos de forma prática?

Para começar a utilizar os recursos disponíveis no Microsoft 365, faça login na sua conta em portal.office.com e explore o menu de aplicativos. É ideal começar com um recurso por vez, escolhendo aquele que atenda a uma necessidade específica da sua equipe. Acompanhe as mudanças e os resultados para maximizar o uso das ferramentas.

Esses recursos realmente ajudam a melhorar a produtividade das equipes?

Sim, esses recursos são projetados para resolver pequenas dores diárias, minimizar erros e simplificar a organização das demandas. Eles promovem uma rotina mais leve e eficiente, facilitando a colaboração e a comunicação entre os membros da equipe.

Onde posso encontrar ajuda para aprender a usar esses recursos?

Você pode encontrar tutoriais e recursos de aprendizado diretamente no Microsoft 365, além de acessar conteúdos práticos e exemplos no blog da Suporti. Busque por guias que mostrem o uso dos recursos em cenários empresariais para ter uma compreensão mais aplicada.